個人情報保護の取組み
個人情報保護方針
当社は、個人情報を保護することは企業としての社会的責任と考えております。
個人情報を適切に保護するため、日本産業規格「個人情報保護マネジメントシステム-要求事項」(JISQ15001)に準拠した個人情報保護マネジメントシステムを確立し、適切に継続運用いたします。
また、当社において業務に従事するすべての者に個人情報保護の重要性を認識させ、遵守の徹底を図ることといたします。
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法令・国が定める指針その他の規範の遵守
役員およびすべての従業員は、個人情報の取扱いに関する法令、国が定める指針およびその他の規範を遵守します。
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個人情報の取得・利用及び提供
当社は、個人情報の利用目的を事業遂行のために必要な範囲内で明確に定めるとともに、個人情報の適切な取得、利用及び提供を行います。
取得した個人情報は利用目的の範囲内でのみ利用し、目的外利用を行わないための措置を講じます。
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個人情報の漏洩、滅失又は毀損及び是正
当社は、個人情報の漏洩、滅失、毀損等のリスクに対して合理的な安全対策及び是正措置を講じます。
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苦情及び相談への対応
当社は、個人情報の取扱いに関する苦情や相談に対して、誠実かつ迅速に対応します。
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個人情報保護マネジメントシステムの継続的改善
当社は、個人情報保護が効果的に実施されるよう、個人情報保護マネジメントシステムを継続的に見直すとともに、その改善に努めます。
個人情報保護方針に関するお問い合せにつきましては下記の窓口で受付けております。
〒221-0824 横浜市神奈川区広台太田町4-21 トラストワンビル22
株式会社コスモスシステム
営業総務部 個人情報相談窓口
TEL：045-755-7291
お問い合わせ
個人情報の取扱いについて
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事業者の名称等
株式会社コスモスシステム
神奈川県横浜市神奈川区広台太田町4-21 トラストワンビル22
代表取締役 太田正三
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個人情報保護管理者
営業総務部 個人情報相談窓口
TEL：045-755-7291
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個人情報の利用目的
当社は、個人情報を以下のような目的に利用します。
上記表中で「※」欄に「〇」を付したものが「保有個人データ」に該当します。対象 利用目的 ※ 取引先等の情報 商談および業務連絡、当社サービスの情報提供、受発注業務、契約業務の遂行、請求支払業務、取引先施設又は当社施設への入退管理 従業員およびその扶養親族の情報(退職者含む) 従業員との連絡、人事労務管理、労働者派遣業及び業務委託契約の業務の実施、業務適性判断、給与支払い、税関連手続き、健康管理、社会保険事務、福利厚生制度の利用、取引先施設又は当社施設への入退管理 ○ 採用応募者の情報 応募者との採用選考の連絡、採否の通知、採否の検討および判断 ○ 協力会社従業員の情報 業務連絡、受発注業務、契約業務の遂行、業務適性判断、取引先施設又は当社施設への入退管理 実習生の情報 実習生との連絡、企業実習の遂行、スケジュールおよび課題の検討、所属機関に対する実習報告、実習経費支払い △ 当社にお問い合わせをされた方に関する情報 お問い合わせをされた方の特定（お問い合わせより取得した個人情報と当社保有の個人情報の突合わせ）、お問い合わせ受付メールの配信、ご回答内容の作成及びご回答 ○
保有個人データとは、当社が、開示、内容の訂正、追加または削除、利用の停止、消去及び第三者提供の停止の請求に応じる権限を有する個人データをいいます。保有個人データは、下記5項「開示等の請求等の手続き」に示す開示等の請求等の対象になります。
なお、実習生の情報の「※」欄には「△」を付しておりますが、実習生の情報のうち、大学等の教育機関から提供を受け、それらの機関のコントロール下にある情報は保有個人データに該当せず、開示等の請求等には対応できません。上記以外の実習生の情報については開示等の請求等に対応いたします。
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個人情報に関するお問い合わせ、苦情、相談、開示等の請求等の窓口
開示等の請求等、個人情報の取扱いに関する苦情、各種ご相談、お問い合わせ等につきましては【個人情報相談窓口】まで下記の「お問い合わせ」メールフォームよりお寄せ願います。なお、当社は認定個人情報保護団体には加入しておりません。
【個人情報相談窓口】
営業総務部 個人情報相談窓口
TEL：045-755-7291お問い合わせ -
開示等の請求等の手続き
個人情報をご提供いただいた本人又はその代理人は、保有個人データに関して、利用目的の通知の求め並びに開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止の請求ができます。また、第三者提供記録の開示の請求（これらの求め又は請求を「開示等の請求等」といいます）ができます。
開示等の請求等の手続きに関して、以下にご説明申し上げます。
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5.1. 開示等の請求等の窓口について
上記4項に示す「お問い合わせ」メールフォームより【個人情報相談窓口】までご相談願います。
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5.2. 開示等の請求等の方法について
開示等の請等求は、下記5.3項に示す当社所定の用紙、必要書類、手数料（切手：利用目的の通知の求めと開示の請求の場合のみ）を同封のうえ、下記宛にご郵送くださいますようお願い申し上げます。
〒221-0824
神奈川県横浜市神奈川区広台太田町4-21 トラストワンビル22
株式会社コスモスシステム 営業総務部 個人情報相談窓口
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5.3. 開示等の請求等に際してご提出いただく書類
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所定の用紙
「個人情報開示等請求書」（PDF）
ダウンロードし、所定の事項をすべてご記入ください。
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必要書類
本人確認のため、次の書類を同封してください。
※本籍地や個人番号などの記載がない書類をご準備いただくか、該当部が読み取れないように塗りつぶしてください。
- 運転免許証、マイナンバーカード、パスポート等の写真で本人確認ができるものの写し（開示等の請求等をする本人の名前及び住所が記載されている有効期限内のもの）
- 住民票の写し（開示等の請求等をする日前30日以内に作成されたもの）
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手数料
利用目的の通知の求め又は開示の請求の場合のみ、１回につき1,000円の手数料を申し受けます。手数料のお支払い方法につきましては、1,000円分の切手を上記提出書類に同封してください。
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所定の用紙
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5.4. 代理人による開示等の請求等の場合の必要書類
代理人が開示等の請求等を行う場合は、上記5.3項の書類に加えて、代理人であることを確認する書類として下記のいずれかの書類の「写」を同封してください。
- 委任による代理人の場合は、委任状
- 法定代理人の場合は、戸籍謄本等の法定代理人資格が確認できる書類
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5.5. 回答方法
原則として、請求書記載の希望回答方法によりご回答申し上げます。ご希望の方法でのご回答が難しい場合は、その旨をご通知いたします。
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5.6. 本手続きにともない取得した個人情報について
本手続きにともない本人または代理人から取得した個人情報については、開示等の請求等への対応に必要な範囲に限り取扱います。
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5.7. 開示等の請求等にお応えできない場合
次の場合には、開示等の請求等にお応えしかねます。その場合は、その旨と理由をご通知申し上げます。また、利用目的の通知の求め又は開示の請求については、お応えできない場合についても手数料をいただきますのでご承知ください。
- 本人又は代理人の本人確認ができない場合
- 所定の書類に不備があった場合
- 開示等の請求等の対象が保有個人データに該当しない場合
- その他法令に定める対応不可事由に該当する場合
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5.1. 開示等の請求等の窓口について
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安全管理措置について
当社は、個人情報の漏洩、滅失、毀損の防止その他、安全管理のために、以下の装置を講じています。
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基本方針の策定
当社は、日本産業規格「JIS Q 15001個人情報保護マネジメントシステム‐要求事項‐」に基づき、個人情報保護に取り組む基本姿勢として「個人情報保護方針」を策定、周知しております。
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組織的安全管理措置
当社は、個人情報保護に関して個人情報保護マネジメントシステムを構築・運用しております。個人情報保護管理者を任命し、規程、手順書、環境を整備し、個人情報保護マネジメントシステムの運用と継続的改善に取り組んでおります。
また、年に1回以上、個人情報保護監査責任者により内部監査を実施しております。
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人的安全管理措置
当社は、従業者に対して、当社事業に関係する方々の個人情報の取扱いに関する教育、訓練その他必要な措置を定期的に行っています。
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物理的安全管理措置
個人情報の漏洩、滅失、毀損、盗難防止等のため、個人情報が格納された機器や装置へ必要な保護管理措置を講じております。個人情報を取扱う区画への入退室管理や、権限を有さない従業者が容易に個人情報にアクセスできない措置等を実施しています。
ご提供いただいた個人情報は、法定の保管期間が定められているものは保管期間経過後、定められていないものについては必要がなくなった時点で、速やかに廃棄・消去いたします。
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技術的安全管理措置
個人情報が含まれるデータはパスワード保護、アクセス制限を設定したPC、サーバ等の環境に保管されます。また、データの漏洩、誤用、無断使用、改竄、滅失等が起こらないよう、最新セキュリティパッチの適用、ウイルス対策ソフトウェアの導入等、種々の措置を講じております。
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基本方針の策定